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Created: June 27th 2025
Last updated: June 27th 2025
Categories: IT Support,  Windows 10,  Windows 11
Author: Andreas Fässler

Drucker wird als „offline“ angezeigt – Ursachenanalyse und Lösungsstrategien, für Profis.

Tags:  ausgegraurt,  Drucker,  offline
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Praxisleitfaden: Drucker wird als „offline“ angezeigt – Ursachenanalyse und Lösungsstrategien

Problemstellung

In heterogenen IT-Infrastrukturen kommt es regelmässig zu Störungen im Druckbetrieb. Ein häufiger Fehler: Der Drucker wird in Windows als „offline“ angezeigt, obwohl er physisch eingeschaltet und mit dem System verbunden ist. Die Folge: Blockierte Druckaufträge, ineffiziente Arbeitsprozesse und erhöhte Helpdesk-Belastung.

1. Symptome im Betriebssystem

  • Der Drucker ist in „Geräte und Drucker“ grau hinterlegt

  • Statusanzeige lautet „Offline“ oder „Nicht verbunden“

  • Druckaufträge verbleiben dauerhaft in der Warteschlange

  • Ausdrucke werden nicht gestartet, trotz scheinbar aktiver Verbindung

2. Ursachen nach Verbindungstyp

2.1 Netzwerkdrucker (LAN oder WLAN)

Typische Ursachen:

  • Temporäre IP-Adressänderung durch DHCP (sehr häufig)

  • IP-Adresskonflikt (mehrere Geräte mit identischer IP im Netz)

  • Verbindungsunterbruch über WLAN (z. B. durch schwaches Signal, Roaming oder Energieoptionen)

  • Defektes Netzwerkkabel oder instabile Verbindung am Switch/Port

  • Firewall- oder Portblockaden (lokal oder auf Router/Firewall)

  • Spooler-Dienst hängt oder arbeitet nicht korrekt

  • Firmwareprobleme (z. B. bei HP, Brother, Epson)

  • Treiberfehler oder Inkompatibilität nach Systemupdates

Hinweis:
IP-Konflikte sind eine der häufigsten Ursachen. Diese treten oft auf, wenn Geräte manuell eine IP konfigurieren, die bereits vom DHCP vergeben wurde. Das Symptom kann sein, dass der Drucker scheinbar erreichbar ist, aber die Kommunikation sporadisch oder gar nicht funktioniert.

2.2 Geräte, Router und Firewall neu starten – temporäre Netzwerkprobleme gezielt beheben

Ziel:
Beseitigung von temporären Netzwerkfehlern, insbesondere bei:

  • IP-Adresskonflikten

  • veralteten ARP-Tabellen

  • falsch gecachten DNS-Zuordnungen

  • blockierten Ports auf NAT-/Firewall-Ebene

  • instabiler Verbindung nach WLAN-Roaming oder DHCP-Verlängerung

Typisches Fehlerbild:

  • Drucker ist über Treiber nicht erreichbar

  • Webinterface des Druckers nicht aufrufbar

  • Pings schlagen fehl, obwohl das Gerät eingeschaltet ist

  • Drucker antwortet erst nach Minuten oder nur sporadisch

Vorgehensweise: Empfohlene Neustart-Reihenfolge

    1. Drucker aus- und wieder einschalten
      → Wartet auf neue IP, initialisiert Dienste neu

    2. Rechner/Client neu starten
      → Netzwerkcache und Ports zurücksetzen

    3. Router oder Firewall (sofern vorhanden) neu starten
      → Setzt DHCP-Tabellen, NAT-Verbindungen und Portweiterleitungen zurück

    4. Netzwerk-Switches (sofern verwaltet oder PoE) ggf. ebenfalls neu starten
      → Aktualisierung der Port-Zuordnungen

2.3 Lokale Drucker (USB-Anschluss)

Typische Ursachen:

  • USB-Kabel defekt, beschädigt oder nicht richtig angeschlossen

  • Instabile Ports (vor allem Front-USB-Anschlüsse bei PCs)

  • Energiesparfunktionen, die Ports deaktivieren

  • Port-Zuweisung in Windows nicht korrekt gesetzt (z. B. USB001 vs. USB002)

  • Fehlgeschlagene Plug-and-Play-Erkennung

  • Nicht sauber deinstallierte Druckersoftware (Konflikte bei Neuinstallation)

3. Lösungsstrategien (nach Aufwand und Wirkung priorisiert)

Lösung 1: Offline-Modus prüfen und deaktivieren

Ziel: Prüfen, ob der Drucker manuell in den Offline-Modus versetzt wurde.

Ablauf:

  1. Systemsteuerung > Geräte und Drucker

  2. Rechtsklick auf den Drucker → „Druckaufträge anzeigen“

  3. Menüleiste öffnen → Haken bei „Drucker offline verwenden“ entfernen

Hinweis: Diese Funktion ist für Spezialfälle vorgesehen (z. B. beim Arbeiten mit lokalen Datei-Ausgaben) – in produktiven Netzwerken sollte sie grundsätzlich deaktiviert bleiben.

4. Treiber aktualisieren oder vollständig neu installieren

Ziel: Fehlerhafte, veraltete oder inkompatible Treiber bereinigen.

Empfohlener Ablauf:

  1. Drucker in der Systemsteuerung vollständig entfernen

  2. Uninstall-Tool des Herstellers nutzen (empfohlen):

    • HP: HP Print and Scan Doctor

    • Brother: Brother Uninstall Tool

    • Epson: Epson Printer Utility

    • Canon: Deinstallation über Setup-Tool oder Systemsteuerung

Diese Tools entfernen neben dem Treiber auch Hintergrunddienste, Ports und Registry-Einträge.

  1. Aktuellen Treiber direkt beim Hersteller herunterladen

  2. Drucker nach Neustart neu installieren

4.1 IP-Adresse dauerhaft fixieren (Netzwerkdrucker)

Variante A: Statische IP direkt am Gerät vergeben

Ziel: Der Drucker erhält eine feste IP, unabhängig vom DHCP.

Beispielkonfiguration (gerätetypabhängig):

  • Menü: Netzwerkeinstellungen > TCP/IP > Manuell / Statisch

  • IP-Adresse vergeben (z. B.)192.168.1.100

  • Subnetzmaske: 255.255.255.0

  • Gateway: IP-Adresse des Routers (z. B.)192.168.1.1

  • Drucker neu starten

  • Im Treiber prüfen: Systemsteuerung > Druckereigenschaften > Anschlüsse

Variante B: DHCP-Reservierung einrichten

Ziel: Der DHCP-Server weist dem Drucker anhand seiner MAC-Adresse immer dieselbe IP zu.

Beispielkonfiguration:

  • Fritz!Box / UniFi / MikroTik / DrayTek:
    Router-Admin öffnen → DHCP-Bereich → Gerät auswählen → „Feste IP zuweisen“

  • Windows Server / pfSense / Sophos:
    DHCP-Konsole → Neue Reservierung → MAC-Adresse + Ziel-IP eintragen

Vorteil: DHCP-Reservierungen bieten planbare Zuordnung ohne manuelle Eingriffe am Gerät.

5. USB-Probleme identifizieren und beheben

5.1 USB-Kabel und -Port prüfen

  • Kabel auf Brüche oder Wackelkontakte prüfen

  • Alternativen Port testen (empfohlen: Rückseite Desktop-PC)

  • Drucker an anderem Rechner testen, um Geräteproblem zu validieren

5.2 Energiesparmodus für USB deaktivieren

  1. Windows-Taste + X → Geräte-Manager

  2. Bereich USB-Controller → USB-Root-Hub

  3. Rechtsklick → Eigenschaften → Reiter „Energieverwaltung“

  4. Haken entfernen bei „Computer kann das Gerät ausschalten …“

  5. Wiederholen für alle Root-Hubs

  6. Rechner neu starten

6.3 Drucker neu erkennen lassen

  • Geräte-Manager öffnen

  • Unbekannte oder fehlerhafte Geräte deinstallieren

  • USB-Kabel abziehen, 5 Sekunden warten, erneut verbinden

  • Windows sollte Gerät automatisch erkennen
    → Falls nicht: Treiber manuell installieren

6.4 Port-Zuweisung prüfen

  • Systemsteuerung > Geräte und Drucker

  • Rechtsklick → Druckereigenschaften > Anschlüsse

  • Sicherstellen, dass der Drucker auf z. B. USB001 verweist

7. Spooler-Dienst neu starten

Ziel: Kommunikation mit dem Drucksystem neu initialisieren.

Variante A – Eingabeaufforderung (als Admin):

net stop spooler
net start spooler

Variante B – Diensteverwaltung:

  1. Windows-Taste + R → services.msc

  2. Dienst „Druckerwarteschlange“ auswählen

  3. Rechtsklick → Neu starten

8. Firmware-Update durchführen

Ziel: Beseitigung von Steuerungsfehlern und Geräteinstabilität durch aktualisierte Firmware.

Allgemeine Hinweise:

  • Nur mit stabiler Stromversorgung durchführen

  • Keine Unterbrechung zulassen (Energiesparmodus, WLAN-Ausfall etc.)

  • Nach Möglichkeit per LAN oder USB verbinden, nicht per WLAN

Herstellerspezifische Wege:

HP:

  • HP Support → Modell eingeben

  • Reiter „Firmware“ → Tool herunterladen → ausführen

  • Optional: HP Web Jetadmin für zentrale Verwaltung

Brother:

  • Brother Support → Modell eingeben

  • Firmware Update Tool starten

  • Achtung: Einige Geräte erfordern USB-Verbindung während des Updates

Canon:

  • Canon Support

  • Firmware im Bereich „Downloads“ abrufen

  • Update meist über Weboberflächehttp://IP-Adresse des Druckers „Firmware hochladen“

Epson:

  • Epson Support

  • Tool „Epson Firmware Update Utility“ verwenden

  • Update starten → nach Abschluss neu starten

Hinweis: Besonders bei günstigen Tintenstrahl- oder MFC-Modellen kann die Firmware für Druckkopfsteuerung oder Energiemanagement verantwortlich sein.

9. Factory Reset (Werkseinstellungen)

Ziel: Rücksetzung des Geräts bei unklaren Fehlverhalten oder Konfigurationsproblemen.

Ablauf (modellabhängig):

  • Menü öffnen → Einstellungen > Wartung > Zurücksetzen auf Werkseinstellungen

  • Alternativ: Hard-Reset-Kombination am Gerät drücken (siehe Handbuch)

Hinweis:
Ein Werksreset löscht alle Netzwerkeinstellungen, Treiberkonfigurationen und oft auch Benutzerprofile. Vorherige Sicherung wird empfohlen.

10. Fazit und Empfehlung

Ein als „offline“ angezeigter Drucker ist nicht immer nur ein Konfigurationsfehler – tatsächlich sind defekte Geräte, fehlerhafte Firmware oder unzuverlässige Hardwareverbindungen keine Seltenheit, insbesondere bei preiswerten Multifunktionsdruckern.

Was hilft:
Eine strukturierte Fehleranalyse nach Verbindungstyp und ein professioneller, methodischer Ansatz bei der Behebung. Je nach Ursache reicht ein Haken in der Systemsteuerung oder es ist ein Firmware-Update, Treiber-Reset oder sogar Geräteaustausch notwendig.